Notfallordner anlegen: Die Anleitung mit Zeitplan, Vorlagen und Kosten

Notfallordner anlegen lässt sich gut auf drei Arbeitsabende verteilen: Am ersten bauen Sie das Gerüst mit zwölf Registern und sichten, was schon da ist. Am zweiten erstellen Sie Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung, am dritten erfassen Sie Konten, Verträge und digitale Zugänge. Fehlende Unterlagen fordern Sie nebenher an, zum Schluss weihen Sie eine Vertrauensperson ein.

Diese Anleitung kümmert sich um das Wie: Reihenfolge, Zeitplan, Bezugsquellen, Kosten und Aufbewahrung. Was im Einzelnen in jedes der zwölf Register gehört, listet die Inhalts-Checkliste für den Notfallordner.

Vorlagen und Material: Das brauchen Sie zum Start

Für die rechtlich wichtigen Dokumente gibt es kostenlose amtliche Muster. Kaufen müssen Sie zum Anfangen nichts — ausdrucken und eigenhändig unterschreiben aber schon, sobald ein Dokument eine Unterschrift braucht.

Komplette Notfallmappen zum Herunterladen bieten auch Behörden an, etwa das Landesverwaltungsamt Berlin (die Mappe selbst stammt von der berufundfamilie Service GmbH). Welche Gratis-Angebote was leisten, ordnet der Ratgeber Notfallordner kostenlos ein. Wenn Sie sehen möchten, wie ein durchstrukturierter Ordner aussieht: Unsere Leseprobe zeigt auf 25 Seiten den Einstieg und das komplette Kapitel „Im Ernstfall“ für Angehörige.

Das Material

• Ringordner in DIN A4 mit breitem Rücken — eine auffällige Farbe hilft beim Finden.
• 12 Trennblätter, eines je Lebensbereich.
• Klarsichthüllen für Originale, die Sie nicht lochen wollen, etwa Urkunden.
• Locher für ausgedruckte und ausgefüllte Seiten.
• Dokumentenechter Stift für Unterschriften und handschriftliche Ergänzungen.
• Briefumschlag für Hinweise zu Passwörtern, getrennt vom Ordner aufbewahrt.
• Optional: eine feuerfeste Dokumententasche.

Konkrete Produktbeispiele mit Preisrahmen finden Sie auf unserer Seite Material für den Notfallordner.

Zeitplan: Notfallordner anlegen an drei Abenden

Der Plan trennt zwei Arten von Arbeit: das Ausfüllen am Tisch, das Sie an drei Abenden erledigen, und das Warten auf Unterlagen und Termine, das nebenher läuft. Wie lang die Abende werden, hängt vor allem davon ab, wie viel Sie zusammensuchen müssen.

Wenig Zeit? Der 30-Minuten-Start

Wenn Sie heute nur eine halbe Stunde haben, erledigen Sie diese vier Dinge — sie bringen mehr als ein perfekt geplanter Ordner, der nie begonnen wird:

1. Notfallblatt schreiben: Name, Geburtsdatum, Krankenkasse, Hausarzt und drei bis fünf Menschen, die im Notfall angerufen werden sollen.
2. Vollmachts-Muster bereitlegen: das Formular des BMJV ausdrucken oder den Online-Assistenten der Verbraucherzentralen öffnen.
3. Vertrauensperson ansprechen: ankündigen, dass Sie sie bevollmächtigen möchten.
4. Drei Abende eintragen: feste Termine im Kalender für Abend 1 bis 3.

Schritt für Schritt: So legen Sie den Notfallordner an

Schritt 1: Das Gerüst bauen (Abend 1)

Beschriften Sie zwölf Register: Persönliches, Notfallkontakte, Gesundheit, Vorsorgedokumente, Finanzen, Versicherungen, Wohnen, Verträge, Beruf und Rente, Digitales, Testament und Erbe, Todesfall. Legen Sie vorn ein Deckblatt ein: Wem gehört der Ordner, wer ist bevollmächtigt, wen ruft man im Notfall zuerst an?

Die Vorsorgedokumente stehen bewusst weit vorn. Wer den Ordner im Ernstfall aufschlägt, sucht zuerst nach der Frage, wer entscheiden darf.

Schritt 2: Bestandsaufnahme und Fehlliste (Abend 1)

Holen Sie alles zusammen, was schon existiert: Urkunden, Policen, Kontoverträge, Mietvertrag, Renteninformation. Heften Sie es ins passende Register und notieren Sie auf einem Blatt je Register, was fehlt. Diese Fehlliste ist Ihr Arbeitsplan für die folgenden Wochen.

Aussortieren gehört dazu. Für Angehörige zählt, was läuft: laufende Verträge, aktuelle Konten, gültige Policen. Gekündigte Verträge und alte Kontoauszüge bleiben im Archiv.

Schritt 3: Zuerst die Vorsorgevollmacht (Abend 2)

Beginnen Sie mit der Vorsorgevollmacht, nicht mit dem Sortieren von Policen. Ohne Vollmacht darf Ihr Ehepartner Sie nur in Angelegenheiten der Gesundheitssorge vertreten, und das höchstens sechs Monate lang; wer getrennt lebt, hat auch dieses Recht nicht (§ 1358 BGB). Für Konten, Behörden und Verträge braucht es dann in der Regel eine vom Betreuungsgericht bestellte Betreuung. Eine wirksame Vollmacht macht sie überflüssig, soweit die bevollmächtigte Person die Angelegenheiten ebenso gut erledigen kann (§ 1814 Abs. 3 BGB).

Eine Vollmacht können Sie nur erteilen, solange Sie geschäftsfähig sind; die Erklärung eines Geschäftsunfähigen ist nichtig (§ 105 BGB). Darum hat sie Vorrang vor allem anderen. So gehen Sie vor:

1. Vertrauensperson wählen und fragen, ob sie die Aufgabe übernimmt. Eine Ersatzperson erspart später Lücken.
2. Vorlage nutzen: das Muster des BMJV oder den Online-Assistenten der Verbraucherzentralen.
3. Ausdrucken, ausfüllen, eigenhändig unterschreiben — mit Ort und Datum. Die Seiten fest miteinander verbinden, wie es das BMJV für sein Muster empfiehlt.
4. Besondere Befugnisse ausdrücklich nennen: Soll die bevollmächtigte Person auch in ärztliche Maßnahmen einwilligen dürfen, bei denen Lebensgefahr oder die Gefahr eines schweren, länger dauernden Gesundheitsschadens besteht, oder solche Maßnahmen ablehnen und eine Einwilligung widerrufen dürfen, wenn gerade dadurch diese Gefahr entsteht — etwa beim Verzicht auf lebenserhaltende Behandlung —, muss die Vollmacht das schriftlich und ausdrücklich umfassen. Dasselbe gilt für eine Unterbringung, freiheitsentziehende Maßnahmen und ärztliche Zwangsmaßnahmen (§ 1820 Abs. 2 BGB i. V. m. §§ 1829, 1831, 1832 BGB).
5. Original sichern: Im Rechtsverkehr muss die bevollmächtigte Person die Vollmacht in der Regel im Original vorlegen. Das Original gehört deshalb in den Ordner oder direkt zu ihr.

Eine Beglaubigung ist grundsätzlich nicht nötig. Für Grundstücksgeschäfte verlangt das Gesetz sie, ebenso für die Ausschlagung einer Erbschaft durch die bevollmächtigte Person (§ 1945 Abs. 3 BGB). Soll die Vollmacht auch die Aufnahme von Verbraucherkrediten abdecken, muss sie notariell beurkundet sein (§ 492 Abs. 4 BGB); die Verbraucherzentrale nennt die Beurkundung außerdem bei Unternehmensanteilen als nötig. Die Betreuungsbehörde beglaubigt Ihre Unterschrift für 10 € (§ 7 BtOG); diese Beglaubigung wirkt allerdings nur bis zum Tod des Vollmachtgebers.

Schritt 4: Patientenverfügung und Betreuungsverfügung (Abend 2)

Die Patientenverfügung legt fest, welchen ärztlichen Maßnahmen Sie für bestimmte Situationen zustimmen und welche Sie ablehnen. Sie muss schriftlich vorliegen und lässt sich jederzeit formlos widerrufen (§ 1827 BGB). Das BMJV empfiehlt, sich vorher ärztlich oder von einer anderen fachkundigen Stelle beraten zu lassen, damit sich einzelne Festlegungen nicht widersprechen. Planen Sie ein solches Gespräch ein, unterschreiben Sie die Patientenverfügung erst danach — Vollmacht und Betreuungsverfügung müssen darauf nicht warten.

Die Betreuungsverfügung ist das Auffangnetz: Muss doch ein Gericht eine Betreuung einrichten, schlagen Sie damit vor, wer sie übernehmen soll — oder wer nicht. Das Gericht muss Ihrem Vorschlag folgen, es sei denn, die Person ist nicht geeignet (§ 1816 Abs. 2 BGB).

Schritt 5: Finanzen, Versicherungen und Verträge als Listen (Abend 3)

Hier geht es um Übersicht, nicht um vollständige Akten. Drei Listen genügen:

• Konten und Depots: Bank, IBAN, Art des Kontos, Kredite mit Ansprechpartner, wichtige Daueraufträge. Keine PINs.
• Versicherungen: Gesellschaft, Vertragsnummer, Ansprechpartner. Bei Lebens- und Unfallversicherungen prüfen Sie, wer bezugsberechtigt ist.
• Verträge und Abos: Miete, Strom, Telefon, Kfz, Mitgliedschaften — jeweils mit dem Weg, wie man kündigt.

Für die Bank planen Sie einen eigenen Termin ein (Schritt 7). Manche Banken akzeptieren die gängigen Musterformulare nicht; die Verbraucherzentrale rät deshalb, mit der bevollmächtigten Person eine gesonderte Bankvollmacht direkt bei der Bank zu erstellen.

Schritt 6: Digitale Zugänge und Todesfall-Fach (Abend 3)

Listen Sie E-Mail-Konten, Online-Banking, Cloud-Speicher, Smartphone und soziale Netzwerke auf und legen Sie fest, wer im Ernstfall Zugang bekommen soll. Die Zugangsdaten selbst gehören nicht in den offen zugänglichen Ordner — dort steht nur, wo sie liegen, etwa im verschlossenen Umschlag an einem zweiten Ort. Die Verbraucherzentralen bieten dafür eine kostenlose Online-Übersicht; mehr im Ratgeber Digitaler Nachlass.

Ins Todesfall-Fach kommen Ihre Bestattungswünsche, eine Liste der Menschen und Stellen, die benachrichtigt werden sollen, und ein Vermerk zum Testament. Ein handschriftliches Testament muss vollständig eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein (§ 2247 BGB). Auf Ihren Wunsch nimmt das Nachlassgericht es in besondere amtliche Verwahrung (§ 2248 BGB) — im Ordner steht dann nur, wo es liegt.

Schritt 7: Fehlende Unterlagen anfordern (die Wochen danach)

Arbeiten Sie die Fehlliste aus Schritt 2 ab. Was Sie wo bekommen und was es kostet, zeigt die Tabelle im nächsten Abschnitt. Zwei Termine vereinbaren Sie am besten gleich: bei Ihrer Bank für die Bankvollmacht und — falls gewünscht — bei der Betreuungsbehörde für die Beglaubigung der Vorsorgevollmacht.

Schritt 8: Ordner ablegen und Vertrauensperson einweihen (Abschluss)

Ein Ordner, von dem niemand weiß, hilft im Ernstfall nicht. Stellen Sie ihn an einen festen, schnell erreichbaren Platz, zeigen Sie ihn der bevollmächtigten Person und erklären Sie kurz den Aufbau. Eine Notfallkarte im Portemonnaie verweist unterwegs auf Kontaktperson und Vorsorgedokumente. Wie Sie den Platz wählen und wen Sie informieren, steht weiter unten.

Was Sie von wem anfordern — mit Kosten

Die meisten Unterlagen bekommen Sie online oder per Post. Die Kosten stammen aus den Gebührenvorschriften bzw. den Angaben der jeweiligen Stelle; maßgeblich ist immer der Bescheid, den Sie erhalten.

Original, Kopie oder nur ein Vermerk?

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) sortiert wichtige Dokumente in drei Stufen: Original, Original oder beglaubigte Kopie, einfache Kopie. Für den Notfallordner kommt eine vierte Stufe dazu — der bloße Vermerk, wo etwas liegt.

Liegt ein privat aufbewahrtes Testament doch im Ordner, gilt: Wer es nach dem Tod in Besitz hat, muss es unverzüglich beim Nachlassgericht abliefern (§ 2259 BGB).

Papier, digital oder beides?

Die unterschriebenen Originale müssen auf Papier existieren: Die Patientenverfügung braucht die Schriftform (§ 1827 BGB), und die Online-Dokumente der Verbraucherzentralen gelten erst ausgedruckt und unterschrieben. Für alles andere hat eine digitale Arbeitsfassung Vorteile:

• Am PC ausfüllen, dann drucken: Listen und Übersichten lassen sich ändern, ohne alles neu zu schreiben — das macht den Jahrescheck leichter.
• Digitale Sicherungskopie: Das BBK rät, Kopien wichtiger Dokumente digital zu sichern oder an anderer Stelle zu hinterlegen, etwa bei Verwandten. Gescannte Unterlagen sollten Sie nur verschlüsselt speichern.
• Elektronische Patientenakte: Wer die ePA nutzt, kann darin eine Vertretung einrichten. Von selbst haben Ehepartner, Kinder oder Eltern keinen Zugriff.

Richten Sie die Hauptfassung nach der Person aus, die sie im Ernstfall benutzt, nicht nach Ihren eigenen Gewohnheiten. Wer selten am Computer arbeitet, findet sich in einem Papierordner schneller zurecht als in einem Cloud-Verzeichnis.

Wo der Ordner hingehört — und wer Bescheid wissen muss

Der Platz: fest, griffbereit und allen im Haushalt bekannt — so empfiehlt es auch das BBK für die Dokumentenmappe. Ein Regal oder Schrank in der Wohnung ist besser als ein Versteck. Das BBK nennt das Bankschließfach als möglichen Ort für Kopien; das Original der Vollmacht gehört dorthin, wo die bevollmächtigte Person es ohne Umweg bekommt.

Wer Bescheid wissen muss:

1. Die bevollmächtigte Person und ihre Ersatzperson. Sie brauchen das Original der Vollmacht. Das BMJV nennt mehrere Wege: die Urkunde an einem im Ernstfall leicht zugänglichen Ort verwahren, den die bevollmächtigte Person kennt, sie der bevollmächtigten Person vorab übergeben — mit der Abrede, sie nur im vereinbarten Fall zu nutzen — oder sie einer anderen Vertrauensperson zur treuhänderischen Verwahrung geben.
2. Alle im Haushalt. Sie sollen wissen, wo der Ordner steht.
3. Gerichte und Ärzte — über das Zentrale Vorsorgeregister. Betreuungsgerichte und seit 2023 auch Ärztinnen und Ärzte, die über eine dringende Behandlung entscheiden müssen (§ 78b BNotO), können dort abfragen, ob eine Vollmacht oder Verfügung existiert und wer bevollmächtigt ist. Seit 1. Oktober 2026 lässt sich zusätzlich eine elektronische Abschrift hinterlegen, allerdings nur über zugelassene Stellen wie Notare, Rechtsanwälte oder Betreuungsbehörden; für die Abschrift selbst fällt keine gesonderte Registergebühr an — ob die einreichende Stelle eigene Kosten berechnet, erfragen Sie dort.
4. Helfer unterwegs. Eine Notfallkarte im Portemonnaie nennt Kontaktperson und Vorsorgedokumente. Die Verbraucherzentralen bieten ein Kärtchen zum Ausdrucken.

Aktuell halten: Jahrescheck und Anlässe

Tragen Sie einen festen Termin im Jahr in den Kalender ein und prüfen Sie: Stimmen Kontakte, Konten und Verträge noch? Ist der Medikamentenplan aktuell? Entspricht die Patientenverfügung noch Ihrem Willen?

Sofort nachsehen sollten Sie nach:

• Umzug, Heirat, Geburt eines Kindes oder einem Todesfall in der Familie
• Trennung oder Scheidung — Vollmachten und Bezugsberechtigungen prüfen; bei Getrenntleben entfällt auch das Notvertretungsrecht des Ehegatten (§ 1358 Abs. 3 BGB)
• Jobwechsel oder Rentenbeginn, Bank- oder Versicherungswechsel, Kauf oder Verkauf einer Immobilie

Stellen Sie eine Vollmacht neu aus, fordern Sie ausgehändigte Originale der alten Fassung zurück — solange die bevollmächtigte Person die alte Urkunde vorlegen kann, kann sie damit gegenüber Dritten weiter handeln (§ 172 Abs. 2 BGB) —, vernichten Sie die alte Fassung, ersetzen Sie alle verteilten Kopien und aktualisieren Sie den Eintrag im Vorsorgeregister. Gebührenfrei sind dort laut Register die Berichtigung persönlicher Daten, ein Widerruf und die Löschung; für die Änderung eines Eintrags kann nach der Gebührensatzung eine Gebühr anfallen.

Fünf typische Fehler beim Anlegen

1. Mit dem Sortieren beginnen statt mit der Vollmacht — geordnete Policen helfen nicht, wenn niemand handeln darf.
2. Vorlage ausgedruckt, nie unterschrieben — ohne Unterschrift gelten Patientenverfügung und Vollmacht aus dem Online-Assistenten nicht.
3. Alles abheften — der Ordner soll Entscheidungen ermöglichen, nicht das Archiv ersetzen.
4. PINs neben den Kontodaten — Zugangsdaten gehören an einen getrennten Ort.
5. Niemandem Bescheid sagen — ein unauffindbarer Ordner wirkt wie gar keiner.

Selbst anlegen oder fertige Vorlage nutzen?

Beides führt zum Ziel. Selbst anlegen kostet Material, die Gebühren aus der Tabelle oben — sofern Sie Beglaubigung, Registrierung oder Verwahrung nutzen — und vor allem Zeit für das Zusammensuchen der Vorlagen. Wenn Ihnen zunächst eine schlanke Lösung für den akuten Notfall reicht, hilft der Ratgeber Notfallmappe bei der Abgrenzung.

Häufige Fragen zum Notfallordner anlegen

Quellen

• gesetze-im-internet.de — BGB: § 105 (Geschäftsunfähigkeit), § 172 (Vollmachtsurkunde), § 492 Abs. 4 (Vollmacht für Verbraucherdarlehen), § 1358 (Ehegatten-Notvertretung), § 1814 (Erforderlichkeit der Betreuung), § 1816 (Wünsche zur Betreuerauswahl), § 1820 (Vorsorgevollmacht), § 1829 (genehmigungsbedürftige ärztliche Maßnahmen), § 1831 (Unterbringung, freiheitsentziehende Maßnahmen), § 1832 (ärztliche Zwangsmaßnahmen), § 1827 (Patientenverfügung), § 1782 (Benennung eines Vormunds), § 1945 (Form der Ausschlagung), §§ 2247, 2248, 2259 (Testament, Verwahrung, Ablieferung); § 7 BtOG (Beglaubigung durch die Betreuungsbehörde); § 78b BNotO (Auskunft aus dem Vorsorgeregister); § 31a SGB V (Medikationsplan); GNotKG Anlage 1 Nr. 12100, 17000, 17001 (Gebühren); §§ 55, 62 PStG (Personenstandsurkunden) — Stand Oktober 2026
• bmjv.de — Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Formulare Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Konto-, Depot- und Schrankvollmacht; Textbausteine Patientenverfügung; Themenseiten Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung (abgerufen Oktober 2026)
• verbraucherzentrale.de — Online-Vorsorgedokumente „Selbstbestimmt“ (Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, digitaler Nachlass, Notfallkärtchen); Ratgeber Vorsorgevollmacht mit Hinweisen zu Bankvollmacht, Beglaubigung und Original (Stand September 2026)
• verbraucherzentrale.nrw — Vertretung in der elektronischen Patientenakte (Stand Juli 2025)
• vorsorgeregister.de — Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer: Registrierung, Gebühren ab 1. Oktober 2026 (Kostenseite und Gebührensatzung ZVR-GebS in der Fassung vom 1. September 2026), Hinterlegung elektronischer Abschriften
• testamentsregister.de — Zentrales Testamentsregister: Registrierungsgebühr (abgerufen Oktober 2026)
• bbk.bund.de — Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe: Dokumente sichern (abgerufen Oktober 2026)
• deutsche-rentenversicherung.de — Renteninformation und Rentenauskunft, Online-Services (abgerufen Oktober 2026)
• bzst.de — Bundeszentralamt für Steuern: Steuerliche Identifikationsnummer (abgerufen Oktober 2026)
• service.berlin.de — Geburtsurkunde beantragen, Gebühren in Berlin (abgerufen Oktober 2026)
• berlin.de/landesverwaltungsamt — Notfallmappe des Landesverwaltungsamts Berlin (abgerufen Oktober 2026)

Stand: Oktober 2026. Gebühren ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der jeweiligen Stelle. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.