Sterbeurkunde beantragen: Wo, wie, was kostet sie – und wie viele Exemplare Sie wirklich brauchen

Ohne Sterbeurkunde geht nach einem Todesfall fast nichts: keine Bestattung, keine Witwenrente, keine Versicherungsleistung, keine Kontoauflösung. Dieser Ratgeber erklärt, wo Sie die Urkunde beantragen (Achtung: Standesamt des Sterbeorts, nicht des Wohnorts), wer sie erhält, was sie kostet – und warum Sie direkt 5–10 Exemplare bestellen sollten. Stand: August 2026.

Das Wichtigste vorab: Zuständig ist immer das Standesamt des Ortes, an dem die Person verstorben ist. In der Praxis übernimmt meist der Bestatter die Beantragung mit – Sie müssen ihm nur die richtigen Unterlagen mitgeben.

Wo beantrage ich die Sterbeurkunde?

Beim Standesamt des Sterbeorts – also der Stadt oder Gemeinde, in der der Tod eingetreten ist. Das ist häufig nicht der Wohnort: Stirbt jemand im Krankenhaus der Nachbarstadt oder im Pflegeheim eines anderen Ortes, stellt das dortige Standesamt die Urkunde aus. Das Standesamt beurkundet zunächst den Sterbefall im Sterberegister; erst danach können Sterbeurkunden ausgestellt werden.

Drei Wege der Beantragung:

1. Über den Bestatter (der Regelfall): Er zeigt den Sterbefall an und bestellt die gewünschte Zahl an Urkunden gleich mit – geben Sie ihm die Anzahl vor.
2. Persönlich oder schriftlich beim Standesamt des Sterbeorts.
3. Online: Viele Kommunen bieten die Beantragung inzwischen über ihre Serviceportale an (z. B. service.berlin.de, service-bw.de, die Serviceportale in NRW oder Bayern) – mit Zahlung per Kreditkarte, PayPal oder Überweisung und Versand per Post. Suchen Sie nach „Sterbeurkunde beantragen + [Name der Sterbeort-Kommune]”.

Die Frist: Anzeige bis zum dritten Werktag

Der Sterbefall muss dem Standesamt spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag angezeigt werden (§ 28 PStG). Bei einem Tod zu Hause sind die Angehörigen anzeigepflichtig – praktisch erledigt das der beauftragte Bestatter; bei Tod in Krankenhaus oder Pflegeheim meldet die Einrichtung. Für die Ausstellung der Urkunden selbst gibt es keine Frist – auch Jahre später können Sie Exemplare nachbestellen.

Wer darf eine Sterbeurkunde beantragen?

Personenstandsurkunden sind datengeschützt. Ohne weiteres erhalten sie (§ 62 PStG):

• Ehe- oder Lebenspartner der verstorbenen Person
• Vorfahren und Nachkommen (Eltern, Großeltern, Kinder, Enkel)
• Geschwister mit berechtigtem Interesse
• Alle anderen (z. B. entferntere Verwandte, Erben, Gläubiger) nur mit rechtlichem Interesse – nachweisbar etwa durch Testament, Erbschein oder Grundbuchauszug
• Bevollmächtigte der Berechtigten (deshalb kann der Bestatter das übernehmen)

Unterlagen-Checkliste

Für die Beurkundung des Sterbefalls benötigt das Standesamt:

• Totenschein / Todesbescheinigung des Arztes
• Personalausweis oder Reisepass der verstorbenen Person
• Geburtsurkunde der verstorbenen Person
• Bei Verheirateten: Eheurkunde bzw. Familienstammbuch (bei Lebenspartnerschaft: Lebenspartnerschaftsurkunde)
• Bei Geschiedenen: zusätzlich Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk
• Bei Verwitweten: zusätzlich Sterbeurkunde des früheren Partners
• Ihr eigener Ausweis (und ggf. Nachweis der Verwandtschaft oder Vollmacht)

Fehlen Urkunden, kann das Standesamt sie meist bei anderen Standesämtern anfordern – das verzögert die Ausstellung aber um Tage bis Wochen. Wer alle Personenstandsurkunden an einem bekannten Ort aufbewahrt, erspart seiner Familie genau diese Verzögerung in der schwersten Woche. Welches System sich dafür anbietet – vom gedruckten Register-Ordner bis zum am PC ausfüllbaren PDF – vergleicht unser Überblick der Notfallordner-Varianten.

Was kostet die Sterbeurkunde?

Die Gebühren regeln die Bundesländer bzw. Kommunen – die Größenordnung ist überall ähnlich:

Praxis-Tipp: Bestellen Sie die gebührenfreien zweckgebundenen Exemplare für Rentenversicherung und Krankenkasse ausdrücklich mit – viele wissen nicht, dass es sie gibt.

Warum 5–10 Exemplare? Wer alles eine Sterbeurkunde verlangt

Fast jede Stelle will eine Sterbeurkunde sehen – viele davon im Original oder als beglaubigte Ausfertigung, die sie teils einbehalten. Nachbestellen kostet Zeit und erneut Gebühren. Deshalb: im ersten Vorgang direkt 5–10 Exemplare ordern.

Die internationale Sterbeurkunde

Hatte die verstorbene Person Vermögen, Renten- oder Versicherungsansprüche im Ausland – oder eine ausländische Staatsangehörigkeit –, beantragen Sie zusätzlich eine internationale Sterbeurkunde (mehrsprachiger Auszug nach dem CIEC-Übereinkommen). Sie wird vom selben Standesamt ausgestellt, kostet etwa dasselbe wie die deutsche Urkunde und wird in vielen Staaten ohne Übersetzung anerkannt; für einzelne Länder kann zusätzlich eine Apostille nötig sein – das klärt die ausländische Stelle.

Sonderfall: Todesfall im Ausland

Stirbt ein deutscher Angehöriger im Ausland, stellt die dortige Behörde die Sterbeurkunde nach lokalem Recht aus – für deutsche Stellen brauchen Sie davon je nach Land eine internationale Fassung, eine Apostille oder eine beglaubigte Übersetzung. Die deutsche Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) hilft bei den Formalitäten und der Überführung. Zusätzlich können Angehörige den Sterbefall beim Standesamt I in Berlin nachbeurkunden lassen; das ist freiwillig, erleichtert aber spätere Behördengänge in Deutschland, weil dann eine deutsche Sterbeurkunde existiert. Bewahren Sie ausländische Originalurkunden besonders sorgfältig auf – ihre Wiederbeschaffung ist deutlich aufwendiger als eine Nachbestellung beim deutschen Standesamt.

Wie lange dauert die Ausstellung?

In der Regel wenige Werktage nach vollständiger Anzeige beim Standesamt. Länger dauert es, wenn Personenstandsurkunden fehlen und erst beschafft werden müssen, bei ungeklärter Todesursache (Freigabe durch die Staatsanwaltschaft) oder bei stark ausgelasteten Standesämtern in Großstädten – dann können auch zwei bis vier Wochen vergehen. Für eilige Meldungen (z. B. Versicherungen mit 24–72-Stunden-Fristen) genügt zunächst oft die formlose Todesmitteilung mit Nachreichung der Urkunde; was wann fällig ist, zeigt die Todesfall-Checkliste.

Häufige Fragen zur Sterbeurkunde

Quellen und weiterführende Informationen

• Personenstandsgesetz: § 28 PStG (Anzeigefrist), §§ 60, 62 PStG (Urkunden, Antragsberechtigte) – gesetze-im-internet.de
• Serviceportale der Länder und Kommunen, z. B. service.berlin.de, service-bw.de, meineverwaltung.nrw (Online-Beantragung, Gebühren)
• CIEC-Übereinkommen über mehrsprachige Personenstandsurkunden (internationale Sterbeurkunde)
• Verbraucherzentrale: Todesfall – erste Schritte und Dokumente – verbraucherzentrale.de